Notice de transparence

Votre employeur met en œuvre un traitement analysant l'historique de vos statuts de présence Microsoft Teams. La présente notice vous informe de ses caractéristiques et de vos droits, préalablement à toute collecte (art. 12-13 RGPD, art. L1222-4 du code du travail).

Modèle à adapter. Ce document est un gabarit fourni avec l'outil. Le responsable de traitement (votre employeur) doit le compléter (champs entre crochets), le valider avec son DPO et le diffuser avant la mise en service. Il ne constitue pas un conseil juridique.

1. Responsable du traitement

[Raison sociale de l'employeur], [adresse]. Délégué à la protection des données (DPO) : [nom / e-mail du DPO].

En mode multi-clients (SaaS), l'éditeur de l'outil agit comme sous-traitant pour le compte de votre employeur, dans le cadre d'un accord de traitement (DPA). Votre employeur reste le responsable de traitement et votre interlocuteur pour l'exercice de vos droits.

2. Finalités

Les données sont traitées pour :

le pilotage de la charge de travail et la prévention des risques liés à des plages d'activité (première–dernière trace) trop étendues et au travail tardif (droit à la déconnexion) ;
le suivi agrégé de l'activité de présence de l'équipe.

Ces données ne servent pas à prendre de décision individuelle automatisée, ni à fonder une évaluation ou une sanction disciplinaire : un tel usage constituerait un détournement de finalité.

3. Base légale

Intérêt légitime de l'employeur (art. 6-1-f RGPD), documenté par un test de mise en balance tenant compte de vos droits et de garanties de proportionnalité (minimisation, durées courtes, accès restreint). Le consentement n'est pas utilisé comme base légale, du fait du lien de subordination.

4. Données traitées

identifiant et adresse e-mail professionnels ;
statuts de présence Teams horodatés (disponible, occupé, absent, en réunion, hors ligne…) ;
indicateurs calculés a posteriori : première / dernière présence du jour, heures actives, plage d'activité (première → dernière trace), connexions tardives, et — le cas échéant — repères horaires (pause déjeuner, reconnexions en soirée, déconnexions).

Aucun contenu n'est collecté : ni messages, ni appels, ni fichiers, ni frappes clavier, ni captures d'écran, ni géolocalisation.

5. Périmètre explicitement exclu

Par conception, l'outil n'intègre aucune source de type EDR / Microsoft Defender et n'effectue aucun suivi applicatif individuel (applications ouvertes, temps par logiciel, détection d'inactivité). Ces dispositifs sont exclus car disproportionnés et étrangers à la finalité déclarée.

6. Destinataires & conservation

Destinataires

[fonctions habilitées, ex. DRH, manager N+1], dans la limite du besoin d'en connaître.

Sous-traitants

Éditeur de l'outil (hébergement / exploitation) ; Microsoft (lecture des présences via Microsoft Graph, couvert par son DPA).

Données brutes de présence

Conservées 90 jours puis purgées automatiquement.

Agrégats quotidiens

Conservés 12 mois (recommandé) — durée [à confirmer par l'employeur].

Hébergement

[localisation du serveur / région].

7. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition (art. 15 à 21 RGPD). Le droit d'opposition s'apprécie au regard de l'intérêt légitime invoqué ; toute demande reçoit une réponse motivée sous un mois.

Pour les exercer, contactez [e-mail RH / DPO]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

8. Consultation des représentants du personnel

Ce dispositif a été soumis à l'information et à la consultation préalables du CSE (art. L2312-38 du code du travail). Avis rendu le [date].